Travailler à la maison / Astuces et outils pour travailler à distance

Le Coronavirus semble aujourd’hui dominer le monde et semer la terreur partout. De nombreuses dispositions sont prises pour limiter la propagation du virus. Par exemple, de grandes conférences sont annulées et des entreprises demandent à leurs employés de travailler à distance à partir de chez eux. Les grandes entreprises comme Apple et Google ont sûrement tous les outils qu’il faut pour que leurs employés puissent travailler efficacement à distance. Ils ont, en effet, de nombreux bureaux à travers le monde.

Mais que dire des petites compagnies ? Certains employeurs pourraient ne pas savoir quels outils fournir à leurs employés pour qu’ils continuent de travailler et de communiquer efficacement à distance. Nous avons fait quelques recherches dans ce domaine pendant les dernières semaines, pour être sûr de trouver les bons outils. Voici donc les meilleures applications qui pourront vous aider à travailler à distance à partir de chez vous.

Les 8 meilleures applications pour travailler à distance

Zoom

Zoom est une application récemment en vogue dans le monde. Pourquoi ? Nombre d’écoles se préparent à donner des cours à distance comme la situation actuelle l’exige. Et avec Zoom, il est possible de diriger facilement de grandes réunions en ligne, d’afficher ce qui est sur votre écran et même d’enregistrer une conférence pour la rediffuser hors ligne. Si vous avez des clients avec qui vous devez parler, vous pouvez organiser une réunion individuelle pour communiquer avec eux plus librement. Ses outils d’annotations sont également très impressionnantes. C’est sûr, vous ne manquez de rien avec cette application.

Box / Dropbox

Si votre entreprise n’utilise pas d’outils comme Google Drive ou OneDrive pour le partage de fichiers, alors vous pouvez toujours essayer Box ou Dropbox. Cet outils vous permettra de charger des documents et de les partager en toute sécurité. Un service de partage de fichiers en ligne est indispensable lorsque l’on travail à distance.

Spike

Nous avons récemment utilisé Spike pour communiquer avec un client par e-mail. Cette application transforme les e-mails comme une sorte de machine de messagerie. Elle change l’interface des e-mails pour la remplacer par une interface ressemblant à iMessage. Vous pouvez l’utiliser pour des chat audio-vidéo. Si vous n’avez pas besoin d’une communication du style Zoom, Spike peut bien faire l’affaire.

Basecamp

Basecamp est une application populaire permettant de travailler à distance. Toutes ses fonctions sont faites pour ça et sont conçues pour permettre à des équipes de coopérer à distance. Cette application est également le fruit du célèbre livre « Remote ».

L’avancée de la technologie a créé des espaces de travail virtuels qui permettre aux employés de contribuer à un travail sans avoir à être physiquement présent au bureau. Cette nouvelle tendance ralentie petit à petit le modèle de travail « sous le même toit » de la résolution industrielle. Aujourd’hui, c’est un nouveau concept qui prône : « déplacer le travail vers les travailleurs, au lieu de déplacer les travailleurs vers le lieu de travail ».

Le travail à distance augmente le nombre de talents, réduire les coûts (de production), diminue l’empreinte immobilière et améliore la possibilité de mener des affaires à travers le monde (sur différents fuseaux horaires). Et ce ne sont là que quelques avantages. Alors de Fried et Hansson expliquent les défis et les avantages qu’il y a dans ce domaine, ils montrent également — à l’exception de quelques controverses, comme Yahoo — tous les avantages que les entreprises peuvent recevoir en utilisant ce modèle de travail.

Slack / Microsoft Teams

Depuis quelques années, les outils comme Slack et Microsoft Teams sont devenus très populaires. Ils éliminent les e-mails et canalisent tous les courriers en groupe ou en messages instantanés. Ils peuvent également prendre en charge une grande variété d’intégration. Avec l’aide de tels outils, vous pourrez créer des chaines de projets, des groupes de personnes, etc. Il y a également une version mobile qui vous permettra de garder un œil sur tout ce qui se passe.

Klokki

Passer soudainement à un environnement de travail à distance peut parfois être un vrai défis. Mais avec un bon outil, comme Klokki qui permet de mieux gérer votre temps, vous pourrez vous en sortir. Avoir un suivi du temps que vous consacrez au travail sur votre Mac, permettra à votre employeur de savoir combien de temps vous passer pour accomplir vos tâches à distance à partir de chez vous. Et si vous voulez avoir une version d’équipe, vous pouvez utiliser l’application Harvest.

Transmit

Si vous avez besoin d’utiliser SFTP pour pouvoir vous connecter à des serveurs d’entreprises, alors l’application Transmit vous sera très utile pour le travail à distance. Transmit fonctionne très bien avec les services comme : Backblaze B2, Box, Google Drive, DreamObjects, Dropbox, Microsoft Azure et Rackspace Cloud Files. Et bien entendu, cette application supporte également FTP, SFTP et S3.

1Password

Votre équipe ne dispose pas de gestionnaire de mot de passe ? Alors il est temps d’en installer un. Si vous travaillez à distance, un compte d’équipe 1Password vous sera très utile. Avec cette application, vous pourrez créer des coffres partagés, stocker en toute sécurité des mots de passe de l’entreprise, créer des notes sécurisées, etc. Il vous est également possible de gérer l’équipe à partir d’une seule interface.

Nous espérons que cette liste d’applications vous sera utile, en particulier si votre entreprise prévoit de commencer à travailler à distance. La communication est très importante pour bien accomplir des projets. Bien entendu, il est très important de choisir une méthode qui soit pratique tant pour les employeurs que vous les employés. Heureusement, la majorité des outils proposés offrent des abonnements mensuels, vous n’aurez donc pas besoin de vous engager pour une période de temps trop longue, vous pourrez facilement arrêter quand vous le voudrez. Si vous aussi vous vous préparez à travailler à distance, connaissez-vous d’autres applications ou services qui pourraient être utile dans cette situation ?

Les 8 meilleurs conseils pour travailler à la maison

Commencez tôt

Lorsque vous travaillez dans un bureau, le temps dans les transports vous poussent à vous levez tôt pour bien vous préparer pour votre journée de travail. Mais si vous êtes à la maison, ce pourrait être un vrai défi de sortir de votre lit pour aller devant l’ordinateur.

Que vous le croyez ou non, une bonne manière d’être productif est de vous plonger dans votre liste de tâches à faire dès votre réveil au petit matin. Le fait de commencer votre journée par le travail pourra vous laisser du temps pour faire autre chose après. Faites attention à ne pas prendre beaucoup trop de temps au petit-déjeuner et motivez-vous ! Il serait tentant de tout faire doucement le matin, mais c’est un piège qui pourrait dévorer votre temps.

Prétendez que vous êtes au bureau

La liaison mentale que vous faites entre votre travail et votre bureau peut vous aider à être plus productif. Si vous travaillez à la maison, préparez tous les outils dont vous aurez besoin pour travailler dans un bureau : configurez une alarme, préparez votre café et mettez des habits convenables (qui vous donneront l’impression d’être au bureau et non à la maison). Des navigateurs Internet comme Google Chrome peut vous aider à gérer plusieurs comptes en même temps en affichant des barres d’outils dans la partie supérieure de la fenêtre. Vous pouvez donc, par exemple, avoir une barre d’outils pour la maison et une autre pour le travail.

Planifiez votre journée comme si vous étiez au bureau

Lorsque vous travaillez à la maison, vous êtes votre propre directeur. Il est donc important que vous utilisiez un calendrier de réunions pour planifier vos journées, sinon vous risqueriez de rapidement vous laissez distraire et de vous épuiser pour rien.

Pour être à jour dans votre travail, planifiez les tâches que vous devez faire dans la journée et quand exactement vous devez les accomplir. Vous pouvez utiliser un calendrier en ligne pour créer des événements personnels ainsi que des rappels pour vous aider à voir où vous en êtes sur les tâches à accomplir pour la journée. Google Agenda est un outil très pratique que vous pouvez essayer.

Choisissez un bon environnement de travail

Ce n’est pas parce que vous ne pouvez pas travailler au bureau que vous ne pouvez pas en avoir un chez vous. Au lieu de vous repliez sur vous-même dans votre chambre ou sur votre lit — des endroits de repos — choisissez une salle ou une place spécifique pour l’utiliser pour le travail à la maison.

Planifiez le travail que vous devez accomplir

Prenez le temps de voir clairement ce que vous devez faire dans la journée, cela vous évitera de vous laisser distraire facilement. Écrivez une liste de tâche et maintenez-la à jour.

Soyez flexible et notez par écrit tous les détails nécessaires. Fixez votre emploi du temps au moins la veille, ainsi les choses seront plus officielles pour le lendemain. Pour pourrez ainsi commencer dès votre réveil.

Travaillez au moment où vous êtes le plus productif

Personne ne peut être au top du matin au soir, votre motivation peut également varier tout au long de la journée. Lorsque vous travaillez à la maison, il est donc important de discerner à quel moment vous arrivez à vous concentrez le mieux. Planifiez vos horaires en fonction du moment où vous êtes le plus en forme pour le travail. Certains travailleront mieux le matin, d’autres peut-être à un autre moment de la journée.

Planifiez les tâches les plus difficiles pour le moment où vous aurez toutes vos forces pour les attaquer. Et gardez les tâches les plus simples pour quand vous serez un peu moins productif. Le Verily Magazine qualifie ces tâches de « petits actes de réussite », c’est une très bonne manière de se préparer pour les projets futurs plus complexes.

Choisissez la bonne musique à écouter pour entrer dans l’ambiance

Pendant la semaine, un bon fond sonore peut vous aider à être beaucoup plus productif (ça peut paraître bête, mais avouez-le c’est vraiment utile). Le choix est très vaste, vous pouvez écouter de la musique qui correspond au type de travail que vous devez effectuer. Certaines bandes sonores de jeux vidéo peuvent être utiles, sachez qu’elles ont été conçues de manière à vous aider à vous concentrer dans le jeu. Ce pourrait donc être également utile pour votre travail.

Voulez-vous essayer d’autres genres de musique ? Vous pouvez vous référer aux préférences musicales du dévelopeur en marketing, Ginny Mineo.

Prenez de petites pauses

C’est encore plus facile de se laisser distraire si vous ne prenez jamais de pause lorsque vous travaillez à la maison. Même si vous travaillez dans votre chambre, rien n’empêche que vous preniez 5 petites minutes de repos. Plutôt que d’arrêter votre travail pour regarder des clips vidéo sur YouTube, prenez quelques distances avec votre ordinateur pendant votre pause. Allez prendre l’air ou discutez avec les autres membres de la famille.